Mengoptimalkan Course Enrolment Sistem eLearning dengan Cohort dan Cohort Sync

Salah satu tantangan besar dalam pengelolaan sistem eLearning adalah semua hal yang berkaitan dengan ‘user’ . Jumlah user yang besar menghasilkan kompleksitas tersendiri . Urusannya menjadi banyak karena sistem harus mengikuti flow proses . Apalagi yang berkaitan dengan alir proses user . Sistem yang efisien adalah sistem yang dapat mengalirkan user dengan baik . Mulai dari start sampai dengan end, serta tidak ada ‘endapan user’ atau residu pada sistem . Kriteria process completeness dalam hal ini menjadi bagian penting dalam sistem. 

Salah satu tool yang ditawarkan LMS Moodle adalah ‘cohort’ . Cohort didefinisikan sebagai site-wide group yaitu Kelompok yang di-create pada system berfungsi sebagai sampan / perahu yang akan membawa penumpangnya melalui pulau pulau pembelajaran. Pulau-pulau berupa course topic ini bisa disetting default enrolment-nya pada cohort sync . 

Hanya penumpang perahu yang terdaftar yang kemudian dapat menikmati bahan / konten pembelajaran . Pada saat perahu harus berlayar kembali , maka semua penumpang harus naik dan mengikuti alur perahu tersebut. Untuk menambah dan mengurangi penghuni pulau , cukup dilakukan pada pengaturan penumpang perahu yang berlabuh di pantai tersebut. 

Dampak dari ketersediaan tool ini tentu saja dapat memudahkan pengaturan sistem eLearning. Semua user pembelajaran dikelompokkan pada cohort title yang akan membawanya pada skenario pembelajaran dengan goal tertentu yang didefinisikan . Dengan demikian, maka sistem akan efisien . Kapasitas sistem akan bisa ditentukan . Serta pengelolaan course enrolment menjadi lebih sederhana.

Advertisements

Menangani Error pada Database Aplikasi LMS

Pada saat membuat server eLearning , perhatian kebutuhan storage difokuskan pada ukuran kapasitas file repostiory untuk data dokumen, file multimedia, audio, video dan lainnya. Implikasinya adalah pembuatan partisi khusus untuk data atau moodledata. Seringkali kebutuhan storage untuk penyimpanan database terabaikan . Padahal setiap saat, ketika aplikasi LMS digunakan , storage database tersebut bertambah . Interaksi yang berjalan pada LMS menambah ukuran storage database tersebut. Bisa kita bayangkan bila jumlah user yang mengakses sangat besar . 

Dampaknya ketika storage database sudah full , maka database tadi tidak bisa lagi diisi / ditulis. Tentu saja hal tersebut menyebabkan aplikasi menjadi tidak bisa diakses. Pesan errornya bisa bermacam-macam, mulai dari database not writable, database failed , database is not accesible dan lain-lain. Solusinya adalah dengan memindahkan file /data pada database tersebut ke partisi lain yang kapasitasnya lebih besar. Cara ini mutlak harus dilakukan , kecuali memang mesinnya yang kemudian diganti. 

Untuk mengganti atau memindahkan partisi ini , langkah cukup sederhana . Yaitu kita buat folder /data di partisi baru. Kemudian kita pindahkan data-data yang ada di folder database (untuk mysql biasanya ada di folder /var/mysql/data ; ke partisi baru tersebut. Setelah berhasil kita pindahkan , kemudian kita edit setting pada /etc/my.cnf pada baris ‘datadir’ disesuaikan dengan path lokasi yang baru. Pastikan pula bahwa service database dalam kondisi off . 

Bila sudah selesai , kemudian lakukan langkah testing . Cek setiap data pada aplikasi LMS bisa diakses dengan baik . Lakukan debugging selama kurun waktu tertentu untuk menjamin aplikasi berjalan dengan baik . 

Membuat Password LMS Moodle Lebih Fleksibel

Salah satu persoalan yang cukup sering iditemui oleh admin eLearning dengan LMS Moodle adalah password. Format password yang panjang , minimal 8 karakter, plus numerik, plus alfanumerik, membuat user harus berpikir panjang untuk bisa membuat password valid. Dan karena panjangnya password serta formatnya ini, seringnya user jadi lupa dengan password yang pernah digunakannya. Akibatnya admin yang harus reset itu password supaya user dapat memakai akunnya dengan baik. 

Moodle menggunakan format password yang secara default seperti di atas adanya. Password ini tersimpan pada tabel mdl_user . Tabel khusus yang digunakan moodle untuk menyimpan data user . Untuk mengubah format password dari tabel ini adalah suatu hal yang sulit . 

Ada cara yang bisa admin lakukan untuk solusi persoalan di atas. Cara itu adalah menggunakan autentikasi database eksternal . Dengan autentikasi tipe ini , maka user yang terdaftar pada tabel user pada database yang dipilih akan bisa login dan terautentikasi di LMS Moodle . Kolom atau field yang wajib ada adalah id, username, password, namadepan, namabelakang, dan email. Data lainnya bisa ditambah secara bebas dengan menambahkan kolom-kolom lain. 

Pastinya password pun bisa kita set formatnya tanpa perlu mengikuti format default LMS Moodle. Contohnya , kami menggunakan password ‘123456’ untuk user bisa mengakses ke eLearning yang digunakan.

Tips 4 Langkah Setting Role Teacher pada Moodle 2.4

Pembaca yang budiman, pagi ini saya menerima email dari salah seorang Pengampu Mata Kuliah E-learning di situs Kuliah Online ITB untuk mensetting-kan role menjadi role dosen pada kuliah tersebut. Pada saat baca email , merasa sudah terbiasa dgn LMS sebelumnya, saya pikir gampang. Lupa bahwa LMS yg digunakan berbeda dengan LMS sebelumnya.

Saat buka situs-nya kemudian cek privilege user pada course yang dimaksud, umm .. tertegun sejenak mencari , itu setting role-nya ada dimana. Ternyata tidak seperti yang dibayangkan. Setting role tersebut tersembunya di antara sub-menu ‘Enrolled User’, ‘Enrollment Methods’, ‘Groups’, ‘Permission’, ‘Other Users’. Sekali lihat , orang pasti tidak menyangka bahwa setting role user ada pada sub-menu ‘Enrolled User’ .

Pada saat klik menu ‘Enrolled User’ , kemudian yang tampil adalah ‘list user’. Ternyata memang pada bagian inilah kita bisa set setiap user dengan privilege-nya masing-masing. Di satu sisi ada kemudahan yang diberikan dengan fitur ini krn membuat teacer bisa dengan mudah set privilege user, di sisi lain memang jadi sedikit rumit bagi yang pertama kali ditugaskan untuk setting privilege pada course di LMS ini.

icomlabs-9

Berikut 4 langkah untuk dapat men-set user student menjadi teacher .

  1. login sebagai teacher/administrator
  2. klik ‘Users’ pada ‘Course Administration’, pilih ‘Enrolled User’
  3. klik tombol ‘Enrol User’ pada bagian sudut kanan atas untuk menambahkan user yang dimaksud,
  4. pada list user , field  ‘Role’ klik tanda ‘+’ untuk assign role, muncul jendela assign role, pilih ‘Teacher’ klik tanda ‘X’ bila sudah selesa

Demikian user support untuk Kuliah Online pagi ini , mudah-mudahan kedepannya bisa lebih lancar .

Setting Default Course Enrolment pada Moodle 2.4

Setting course pada Moodle 2.4 rada tricky . Setelah sukses setup LMS versi ini , kemudian mulai dengan membuatkan course untuk kuliah-kuliah yang akan dilaksanakan. Selesai tugas meng-create course dengan cara upload csv untuk multi-course ternyata saat testing menggunakan akun student, mata kuliah tersebut tidak bisa di-enrol . Padalah pada versi sebelumnya , secara default , user dapat enrol ke course kecuali untuk course yang di-hidden atau diberi password kunci untuk bisa masuk.

Kondisi sebaliknya terjadi pada versi LMS 2 ini. Setiap course yang dibuat, secara default tidak bisa di-enrol oleh siswa. Teacher atau course manager harus melakukan setting-setting sebagai berikut untuk membuat peserta bisa enrol.

1. Manual enrolments, teacher satu demi satu menambahkan user ke kuliah . Untuk peserta course dengan jumlah sepuluh atau dua puluh masih lah teacher akan sabar menambahkan user. kalau sudah ratusan?

2. Self enrolment , fitur ini harus diaktifkan terlebih dahulu . Untuk mengaktifkannya masing-masing teacher bisa setting pada bagian ‘Course administration > Users > Enrolment Methods> Self enrolment (Student)’ kemudian klik tombol ‘enable’ baru kemudian user dapat enrol ke course.

Kalau teacher pengampu kuliah online cukup sabar , cara ini bisa dilakukan. Tapi Kalau teacher sudah sibuk dengan menyiapkan bahan ajar-nya , maka bagian course manager dan admin-lah yang bertanggung jawab melakukan itu.

Cara yang paling gampang adalah men-set semua course ‘enrollable’. Ini bisa dilakukan dengan setting default course

  1. login sebagai admin
  2. klik ‘Site administration > Plugins > Manage enrol plugins ‘ akan tampil list plugins enrol
  3. klik ‘Settings’ pada ‘Self Enrolment’
  4. klik centang pada baris ‘Add instance to new courses untuk men-set enable opsi ini
  5. pilih ‘Yes’ pada baris ‘Allow self enrolments’
  6. Klik tombol ‘Save changes’ di bagian bawah

Dengan melakukan langkah di atas, secara otomatis fitur self-enrolment akan di-enable pada course yang dibuat. Namun tidak berlaku untuk course sebelum setting ini dilakukan. Kalau untuk course yang sudah dibuatkan sebelumnya, bisa menghubungi masing-masing teacher. Kalau jumlahnya 1000 course?

Setting SMTP pada Moodle 2.4

Saat self registration diaktifkan pada Moodle 2.4 , tahukah Anda setting SMTP lokasinya dimana?

Barangkali , pada saat awal setup LMS versi ini tidak terbayangkan bahwa banyak hal yang berubah dan berbeda dibandingkan dengan versi pendahulunya. Salah satunya adalah setting SMTP .

Menariknya , setting SMTP ini pada Site Administration tidak muncul. Padahal di versi yang dulu, kita cukup login sebagai administrator, kemudian akses ke menu ‘Site Administration > Server’ kemudian tampil [‘Email’] untuk kita setting.

Saat saya coba mengonfigurasi situs kuliah.itb.ac.id/app243 untuk troubleshooting karena user yang registrasi tidak dapat email notifikasi . Untuk menemukan setting E-mailnya harus dicari blusukan sampai beberapa level .

Akhirnya setting ini bisa ditemukan di ‘Site Administration >Plugins>Message Outputs>Email’ . Luar Biasa Bukan ?  

Single ID untuk Single Autentikasi atau Single Sign On pada Moodle dan Multiaplikasi IS

Konon ada perusahaan yang akan menerapkan e-learning. Kendala yang dihadapinya selain dari ketersediaan infrastruktur , juga membayangkan repotnya apabila aplikasi yang dibuat harus autentikasi dulu . Untuk autentikasi minimal user harus memasukkan kunci lewat (passkey) atau kunci kata (password).

Autentikasi penting karena user yang akses tercatat dalam sistem . Untuk sistem e-learning di perusahaan atau e-training, dengan autentikasi maka akan diperoleh data historis pembelajaran user (learning history) .

Salah satu pilihan sistem LMS untuk e-learning di perusahaan adalah Moodle . Kapabilitas Moodle spesifik untuk elearning mencakup upload konten, interaksi peserta ajar, serta asesmen (kuis, upload tugas online) sudah matang untuk dapat menjadi gerbong/platform e-learning di perusahaan.

Saat setup Moodle , perlu kita pertimbangkan koneksitasnya/keterkaitannya dengan aplikasi IS (information system) lainnya. Terutama , perusahaan biasanya memiliki sistem perencanaan karir pegawai , sistem penilaian kinerja, atau barangkali HR Information System. Apabila tersedia sistem tersebut maka perlu dikaji kemungkinan-kemungkinan integrasi dengan sistem e-Training atau e-Learning yang diimplementasikan.

Kajian penting untuk dilakukan adalah dalam hal kebijakan IT di perusahaan . Kajian spesifik adalah pada ijin / permission dari data user bisa digunakan untuk aplikasi e-Learning. Apabila ijin tersebut dimungkinkan maka aplikasi e-learning dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain.

Strategi implementasi single autentikasi atau single sign on yang bisa diterapkan , serta sudah dikembangkan antara lain :

  1. LDAP ,
  2. active directory ,
  3. db auth,
  4. text auth
  5. session passing
  6. pluggable authentication machine (PAM)

Penulis saat ini sudah menerapkan LDAP/active directory, db auth, dan session passing untuk mengintegrasikan aplikasi-aplikasi ini dengan moodle sebagai aplikasi e-learning .

Keuntungan yang diperoleh dengan integrasi ini adalah

  1. registrasi terintegrasi dengan registrasi HRIS atau aplikasi lain ,
  2. login dan password single ,
  3. single user profile ,
  4. seamless , aplikasi bisa saling berpindah dengan passing session

Kendala yang sering dihadapi

  1. kebijakan IT di institusi
  2. potensi down di auth machine dapat membuat aplikasi e-learning tidak bisa diakses

Dengan penerapan single autentikasi atau single sign on ini , maka diharapkan user memperoleh kemudahan-kemudahan sehingga e-learning di perusahaan bisa diterapkan dengan lancar.

 

Referensi

  1. Mengimplementasikan SSO untuk Aplikasi e-learning
  2. Single Sign On – wikipedia