Vector Linux #4 Aplikasi Office dengan OpenOffice.org 2.0

APLIKASI OFFICE

APLIKASI OFFICE DENGAN OPENOFFICE.ORG

Jalankanlah OpenOffice.org dan rasakan bedanya

Vector linux secara default telah menyertakan OpenOffice.or 2.0 di dalam instalasinya. Apabila anda terbiasa menginstalkan sistem operasi windows, akan terasa sekali bedanya dengan menginstalkan vector linux. Sekali instal, vector linux sudah siap anda gunakan dengan beragam aplikasi yang siap untuk menunjang pekerjaan-pekerjaan kantor Anda.

 

Menjalankan OpenOffice.org 2.0

Jalankan OpenOffice.org Suite dengan mengklik ikon OpenOffice pada Toolbar Vector Linux Anda. Sebagai alternatif, klik [Vector] [Office] [OpenOffice.org 2.0] maka aplikasi office, siap anda gunakan.

Paket OpenOffice.org

Paket OpenOffice.org 2.0 terdiri dari :

1. OpenOffice.org Writer sebagai pengolah kata (word processor) yang bisa anda gunakan untuk membuat dokumen, surat, amplop, laporan, tesis, disertasi dengan fitur yang lengkap.

2. OpenOffice.org Calc sebagai aplikasi spreadsheet yang bisa anda gunakan sebagai aplikasi untuk mengolah data, dengan fasilitas yang lengkap untuk menghitung, menganalisa, dan mengkomunikasikan data secara visual.

3. OpenOffice.org Impress merupakan aplikasi office untuk membuat presentasi yang cantik dan menawan disertia dengan perangkat multimedia yang setara dengan Powerpoint pada Microsoft Office versi terbaru.

4. OpenOffice.org Draw adalah aplikasi untuk membuat sketsa gambar, sampai dengan rencana kompleks yang terdiri dari grafik dan diagram.

5. OpenOffice.org Base merupakan aplikasi pengembang Database yang dimiliki oleh OpenOffice. Anda dapat membuat basis data yang setara dengan aplikasi pada Microsoft Office

Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru, klik menu [File] [New] kemudian pilih aplikasi-aplikasi yang ingin anda buat.

 

Mengkonfigurasi OpenOffice

1. Mengubah huruf default

Apabila anda ingin merubah huruf default pada salah satu aplikasi OpenOffice.org, klik [Tools] [Option] klik-dobel bagian OpenOffice.org Writer, klik [Basic Font (western)] ubah jenis font sesuai dengan yang dikehendaki, klik [OK]

 

2. Mengubah satuan metrik

Apabila satuan metrik yang digunakan pada aplikasi OpenOffice ingin anda ubah, klik [Tools] [Option] klik-dobel bagian OpenOffice.org Writer, klik [General] ubah [Measurement Unit], klik [OK]

3. Mengubah ukuran icon OpenOffice

Untuk mengubah ukuran icon yang tampak pada Toolbar, klik [Tools] [Option] klik-dobel bagian OpenOffice.org, klik [View] ubah [Icon Size], klik [OK]

4. Mengubah format halaman/kertas

Klik [Format][Page] akan tampil jendela untuk mengkonfigurasi halaman/kertas.

 

Menyimpan Dokumen

Salah satu kelebihan OpenOffice.org adalah dapat membaca hampir seluruh format file yang dibuat dalam aplikasi office lain seperti Microsoft Office. File-file yang Anda buat menggunakan Microsoft Word dari versi lama sampai versi terbaru dapat anda buka pada OpenOffice.org.

Dokumen yang anda tulis tersebut dapat disimpan dengan format yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan anda. Ada tiga format yang bisa anda pilih, yaitu: (1) format openoffice.org, (2) format Microsoft Office, (3) format HTML, (4) format PDF.

1. Menyimpan dalam Format Microsoft Office

Bila kita ingin aplikasi yang dibuat dengan Openoffice.org dapat anda buka juga di aplikasi Office lain, maka anda bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam format Microsoft Office. Caranya adalah klik [File] [Save As…] tuliskan nama file pada kolom [File name], pilih tipe file pada kolom [File Type], klik [Save] bila telah selesai.

 

2. Menyimpan dalam Format PDF

Klik [File] [Export as PDF] maka jadilah dokumen anda sebuah dokumen dengan format PDF (Portable Document Format). Sebagai alternatif klik icon PDF yang ada pada Toolbar.

3. Menyimpan dalam Format XHTML

Klik [File] [Export] tulis pada kolom [File name] nama file dan pilih pada [File type] format x.html maka file Anda akan menjadi bentuk xhtml.

Mengatur Penomoran Halaman

Berikutnya adalah penomoran halaman. Penomoran halaman sangat penting untuk kita atur untuk mempermudah navigasi dalam dokumen kita. OpenOffice.org menyediakan fitur yang dapat kita gunakan untuk mengatur hal tersebut. Beberapa langkah yang bisa Anda coba adalah sebagai berikut.

1. Untuk penomoran di bagian kanan atas, klik [Format][Page] kemudian klik tab [Header]

2. Centangi [Header on]

3. Bila ingin menambah fitur lain pada header tersebut, klik [More]

4. Klik [OK] akan tampil teks boks pada bagian header yang dapat kita edit

5. Klik teks boks, kemudian pada toolbar klik [Align Right] atau [Ctrl]+[R]

6. Klik [Insert] [Fields] [Page Number] untuk menambahkan halaman.

Bila ingin mengubah letak penomoran halaman, misalkan kita ingin letak nomor halaman di sebelah bawah, klik [Format] [Page] kemudian klik tab [Footer], centangi [Footer on] selanjutnya ikuti langkah-langkah seperti di atas.

OFFICE

MEMBUAT SURAT DENGAN MAIL MERGE

Berikut adalah salah satu fitur yang disediakan oleh OpenOffice.org 2.0 yaitu mail merge yang dapat kita gunakan untuk mengirimkan surat ke banyak alamat secara cepat. Pada bagian ini akan dibahas membuat surat yang ditujukan ke banyak orang serta amplop surat.

 

Membuat Surat ke Banyak Alamat dengan Mail Merge

Tutorial berikut menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat surat untuk banyak penerima. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Buatlah dokumen berikut, kemudian simpan filenya dengan nama : Contoh Surat #1.doc

Bandung, 10 April 2006

Hal : Lamaran Pekerjaan

Lampiran : 6 lembar

Kepada Yth.

Arief Bahtiar

Direktur Utama

PT. Farobi Inti Persada

Jalan Pasirjati Timur 51

022-2516760

Bandung40231

Dengan Hormat,

Berdasarkan iklan yang bapak pasang pada harian umum Pikiran Rakyat, yang terbit tanggal 9 April 2006, saya sangat tertarik untuk mengisi lowongan pekerjaan yang Bapak tawarkan sebagai sekretaris.

Syarat-syarat yang disebutkan dalam iklan lowongan pekerjaan tersebut dapat saya penuhi. Oleh karena itu saya mengajukan lamaran pekerjaan ini dengan melampirkan persyaratan yang dibutuhkan.

Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan kepada saya, saya bersedia memenuhi panggilan apabila diminta untuk wawancara dan prosedur rekrutasi yang berlaku. Tidak lupa saya ucapkan terimakasih atas perhatiannya.

Hormat Saya,

Geanluca Pagiluca

2. Tulislah daftar Alamat berikut pada OpenOffice.org Calc kemudian simpan dalam file : Daftar Nama.xls

3. Klik [Tool] [Mail Merge Wizards …]

 

4. Pada langkah 1 klik ‘Use current document’ klik [Next]

5. pada langkah 2 pilih ‘Letter’ klik [Next]

6. pada langkah 3 klik ‘Select Different Address List’ klik [Add], pilih ‘Daftar Nama.xls’ yang telah kita buat sebelumnya. klik [OK]

7. pada langkah 4 kosongkan semua pilihan, klik [Next]

8. pada langkah 6 klik [Edit Document…] akan muncul dokumen ‘Contoh Surat # 1.doc’

9. klik menu [View] [Data Sources] akan tampil Daftar Alamat pada bagian atas dokumen, perhatikan nama-nama field tabel yang akan kita masukkan. Nama tersebut antara lain : Nama, Jabatan, Perusahaan, Alamat, Telepon, Kota, dan Kode_Pos

10. Kita akan menyisipkan data tersebut kepada bagian alamat tujuan, caranya adalah :

· Klik field [Nama] geser ke bagian disamping ‘Arief Bahtiar’, hapus kata ‘Arief Bahtiar’

· Klik field [Jabatan] geser ke bagian disamping ‘Direktur Utama’, hapus kata ‘Direktur Utama’

· Klik field [Perusahaan] geser ke bagian disamping ‘PT. Farobi Inti Persada’, hapus kata ‘PT Inti Persada’

· Klik field [Alamat] geser ke bagian disamping ‘Jalan Pasirjati Timur No. 51’ hapus kata ‘Jalan Pasirjati Timur No. 51’

· Klik field [Telepon] geser ke bagian di samping ‘022-2516760’, hapus kata ‘022-2516760’

· Klik field [Kota] geser ke bagian di samping ‘Bandung’, hapus kata ‘Bandung’

· Klik field [Kode_Pos] geser ke bagian di samping ‘40232’, hapus kata ‘40232’

11. Bila telah selesai Klik tombol [Return to Mail Merge Wizards]

12. Klik tombol [Next] maka wizard akan memulai proses Mail Merge

13. Bila telah selesai klik [Edit individual document] untuk mengedit masing-masing dokumen hasil wizard

14. Klik [Return to Mail Merge Wizard] bila telah selesai mengedit dokumen, klik [Next]

15. pilih ‘Save merged document pada bagian ‘option’ dan pilih ‘Save as single document’ pada bagian ‘document’ setting

16. Klik [Save Documents] dan berikan nama

17. Klik [Finish]

Anda dimungkinkan untuk mengedit kembali dokumen hasil merged tadi dengan membuka dokumen tersebut, sebelum kemudian memprintnya.

Membuat Amplop Surat

Kita akan menggunakan cara yang sama untuk membuat amplop surat yang ditujukan ke banyak penerima. Caranya adalah :

1. Bukalah dokumen baru,

2. Klik menu [Insert][Envelope]

 

3. Klik [Database] pilih ‘Daftar Alamat’

4. Klik [Table] pilih ‘sheet1’

5. Klik [Database field] masukkan dengan cara klik ‘Nama’ klik tombol [¬ ]ulangi untuk keseluruhan field yang diperlukan

6. Centangi ‘Sender’ dan tuliskan Nama dan Alamat Lengkap pengirim pada kolom Sender.

7. Klik [New Doc..] untuk menampilkan hasil amplop pada dokumen baru

8. [Save] file tersebut.

9. Klik [Tool][Mail Merge Wizards]

OFFICE

MENYISIPKAN RUMUS PADA DOKUMEN

Membuat rumus matematis dengan menggunakan openoffice merupakan pekerjaan yang mudah. Klik [Insert][Object][Formula]. Hasilnya akan muncul jendela untuk mengedit rumus-rumus yang ingin Anda tuliskan. Rumus-rumus yang bisa kita tuliskan dengan menggunakan fitur OpenOffice.org ini antara lain : fungsi, pembagian, akar, persamaan, sigma, matriks, dan lainnya.

 

Integral Riemann

Untuk menuliskan integral Riemann berikut,

 

tuliskan pada bagian command sintak berikut:

int from{a} to {b} func f(x)dx = lim from {abs{p} rightarrow 0} sum from {i=1} to {n}

func f(overline x_i)%DELTA x_i

Hukum Biot-Savart

 

sintak menuliskan rumus Hukum Biot-Savart

d vec B = {%mu_0} over {4 %i} {i d vec l times vec a_r} over r^2

Regresi Linier

 

Sintak menuliskan rumus Regresi Linier

y = Ax + B newline

A = { sum y – B sum x} over n newline

B = {n sum xy – sum x sum y} over {n sum x^2-(sum x)^2}



OFFICE

MEMBUAT LAPORAN/MAKALAH

1. Menggunakan Style

Dalam menuliskan dokumen-dokumen ilmiah, seringkali kita membagi topik-topik tulisan menjadi bagian bab, sub bab pertama, sub bab kedua, dan seterusnya. Seringkali penulis lupa format penulisan bagian-bagian bab tersebut karena tulisan yang dibuat demikian panjang. OpenOffice.org sebagai aplikasi pengolah kata modern menyediakan kemudahan bagi kita untuk menuliskan bagian-bagian bab tersebut supaya dapat seragam. Fasilitas tersebut membuat dokumen yang ditulis menjadi lebih terstruktur serta rapi. Fitur ini disebut dengan ‘style’. Fitur tersebut memudahkan kita membuat daftar isi, daftar gambar, peng-index-an dan lainnya.

a. Paragraph Style

Style pertama yang kita bahas adalah Paragraph Style. Setelah OpenOffice.org kita jalankan, munculkan docker Stylist di layar. klik tombol [Styles and Formatting] yang ada pada toolbar, atau klik [F11] sebagai cara alternatif.

 

Pilihlah kategori paragraph style yang dikehendaki berdasarkan hubungan bab & sub bab dengan cara mengklik-ganda style yang dipilih. Untuk memodifikasi style yang sudah tersedia, klik-kanan style yang ingin dimodifikasi, pilih [Modify]. akan muncul dialog pengubahan style tersebut. Anda bisa mengubah format style tersebut dengan mengubah nilai yang ada pada dialog.

Untuk membuat style baru, klik-kanan pada salah satu style, pilih [New] akan muncul dialog. Tuliskan nama style, serta tentukan format-format yang anda kehendaki untuk style tersebut.

Umumnya struktur suatu dokumen ilmiah terdiri dari : Abstrak, Prakata, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar, Daftar Singkatan, Bagian I Pendahuluan dengan sub bab Latar Belakang; Rumusan Masalah; Ruang Lingkup; Tujuan; Teknik Pengumpulan Data; Sistematika Penulisan; Bagian II Isi, Bagian III Simpulan dan Saran, Bagian IV Daftar Pustaka

Gunakan Heading1 untuk Abstrak sampai dengan Daftar Singkatan, ditambah Daftar Pustaka. Gunakan Heading1 untuk masing-masing Judul Bab. Gunakan Heading2, Heading3, .. dst. untuk judul masing-masing sub bab.

 

Untuk menambahkan bagian bab baru, tambahkan ‘break’ supaya bagian bab baru tersebut menjadi halaman baru. Klik [Insert] [Manual Break] pada menu untuk menambahkan ‘break’. Atau klik [Ctrl]+[Break] untuk melakukan hal yang sama.

b. Page Style

Kompleksitas pembuatan dokumen yang umumnya memiliki banyak komponen dapat dipecahkan dengan menggunakan ‘page style’ yang disediakan oleh OpenOffice.org. Contoh konkritnya adalah dalam penomoran halaman. Umumnya halaman judul tidak menggunakan nomor halaman, daftar isi menggunakan nomor berupa angka romawi, sedangkan halaman isi bernomor angka arab. Page style dapat memudahkan kita untuk mengatur format tersebut.

Pada docker [Styles and Formatting], klik [Page Styles] pada toolbar. Klik kanan salah satu style, pilih [Modify] untuk memodifikasi style pada halaman tersebut. Untuk membuat page style baru, klik-kanan pada salah satu style, pilih [New]. Tuliskan nama style, misalkan “Halaman Judul”. klik [OK] untuk membuat page style tersebut.

Ulangi langkah di atas untuk membuat page style “Halaman Daftar Isi” dan “Halaman Isi” sehingga kita memiliki 3 page style baru.

Untuk menggunakan page style yang sudah kita buat, tempatkan kursor atau blok dokumen yang ingin diubah page style-nya. Klik-ganda page style yang sesuai pada docker Styles and Formatting, misalnya style ‘Halaman Judul’. Maka style tersebut akan menjadi style halaman tersebut, dan pada status bar akan tertulis ‘Halaman Judul’.

Untuk menambahkan halaman berikutnya, klik [Insert] [Manual Break …] pilih page style yang kita inginkan. Centangi [Change page number] untuk memulai nomor halaman dari awal lagi atau sesuai dengan kebutuhan, klik [OK] bila telah selesai.

 

2. Menambahkan Header dan Footer

Header dan footer merupakan bagian dokumen yang bisa kita isi dengan informasi-informasi seperti halaman, tanggal, judul, dan informasi penting lainnya.

Untuk menambahkan header, klik [Insert] [Header]. Supaya header ada di seluruh halaman pilih [All] namun bila hanya bagian halaman tertentu yang perlu ada header, klik [page style] yang tertulis di sana. Untuk memodifikasi header, klik [Format] [Page] pilih tab [Header], centang [Header on] klik [OK] untuk memasukkan header.

Lakukan langkah-langkah yang sama untuk memasukkan footer.

3. Memasukkan Field

Field adalah tempat menyimpan data yang dinamik, dalam artian data tersebut dapat berubah. OpenOffice.org adalah aplikasi pengolah kata modern yang menyediakan fasilitas untuk menyisipkan field pada dokumen-dokumen yang kita buat. Nomor halaman, jumlah halaman, tanggal, adalah contoh-contoh field yang umum dituliskan pada dokumen.

Untuk memasukkan field, klik frame header/footer, maka kursor akan muncul di frame tersebut. Klik [Insert][Field][Page Numbers] untuk memasukkan halaman. Klik [Insert][Field][Others…] untuk memasukkan berbagai field. Cara alternatif klik [Ctrl]+[F2].

2. Menuliskan Catatan Kaki

Catatan kaki banyak digunakan untuk menampilkan referensi silang atau definisi yang perlu dituliskan. Letakkan [kursor] pada posisi tulisan yang akan memiliki catatan kaki. klik [Insert][Footnote…] untuk menampilkan jendela footnote. Pilih [Automatic] untuk memilih penomoran catatan kaki secara otomatis. Klik [OK]. Selanjutnya tuliskan catatan kaki yang hendak dimasukkan pada bingkai catatan kaki yang terletak di atas frame footer (bila ada).

3. Menyisipkan Gambar

OpenOffice.org menyediakan fitur untuk menyisipkan gambar yang ingin diikutsertakan pada dokumen. Berbagai tipe gambar seperti jpg, png, bmp, dan banyak lainnya dapat kita sisipkan pada dokumen yang dibuat. Untuk menyisipkan gambar pada dokumen, klik [Insert][Picture][From File…] akan tampil dialog untuk menyisipkan gambar. Pilih gambar yang ingin dimasukkan, klik [OK] bila telah selesai.

Keterangan gambar bisa kita tuliskan pada Caption. Klik-kanan gambar, pilih [Caption], Pilih Category yang sesuai. Tuliskan pada kolom Caption, keterangan gambar tersebut.

4. Menyisipkan Tabel

Tabel dapat kita sisipkan pada dokumen yang ditulis dengan OpenOffice.org. Klik [Table][Insert][Table…] pada menu. Akan tampil dialog untuk membuat tabel.

 

Tuliskan nama tabel, ukuran kolom dan baris serta pilihan-pilihan lain yang ada pada dialog tersebut.

Klik kanan tabel, pilih [Caption] untuk memberikan keterangan tentang tabel disisipkan. Tuliskan category yang sesuai serta tuliskan keterangan tabel pada kolom [Properties].

5. Membuat Daftar Isi

Membuat daftar isi secara otomatis adalah fasilitas yang disediakan oleh OpenOffice.org. Hal tersebut sangat memudahkan kita dalam menulis dokumen. Dokumen yang dibuat dengan fitur ini dapat dengan mudah di-update bila nomor halaman berubah dengan penambahan halaman atau materi yang dituliskan pada dokumen.

Klik [Insert][Indexes and Tables][Indexes and Tables…]. Pilih ‘Table of Contents’ pada piihan [Type]. Kosongkan bagian [Title]. Hapus centang pada ‘Protected against manual changes’ supaya kita dapat mengubah font dan ukuran huruf Daftar isi tersebut. Klik [OK].

Untuk meng-update daftar isi, klik [Tools][Update][All Indexes and Tables]. Atau klik-kanan daftar isi dan pilih [Update Index/Table].

6. Membuat Daftar Gambar/Tabel

Untuk membuat daftar gambar/tabel secara otomatis, semua gambar/tabel harus terlebih dahulu diberi caption dengan kategori illustration/Table. Kemudian letakkan [kursor] pada posisi tempat kita meletakkan daftar gambar/tabel tersebut. Klik [Insert][Indexes and Tables][Indexes and Tables …]. Pilih [Type] : ‘Illustration Index’ untuk memasukkan daftar gambar. Atau pilih [Type] : ‘Index of Tables’ untuk memasukkan daftar tabel. Hapus bagian [Title] karena kita akan menempatkan judul secara manual. Selain itu hapus centang pada bagian [Protected against manual changes] supaya kita dapat mengubah ukuran dan jenis huruf daftar isi.

7. Membuat Index

Klik [Insert][Indexes and Tables][Entries…]. Masukkan Entry yang diinginkan, tambahkan 1st key atau 2nd key. Untuk memahami entry dan key, kita dapat menggunakan contoh sebagai berikut, Entry : Warna, 1st key : Merah, Hijau, Biru, 2nd key untuk merah: Merah muda, pink, dst.

Untuk memunculkan indeks, klik [Insert][Indexes and Tables][Indexes and Tables…] piih pada [Type] : ‘Alphabetical Index’, pilih [Language] : Indonesia. Klik [OK] untuk mengakhiri.

Jika kita menambahkan indeks baru, kita dapat meng-update indeks secara otomatis dengan mengklik [Tools][Update][All Indexes and Tables]. Atau klik-kanan di atas indeks yang telah dibuat, pilih [Update index/Tables].

One thought on “Vector Linux #4 Aplikasi Office dengan OpenOffice.org 2.0

  1. maaf,, sy tertarik dengan tulisan anda untuk diterapkan pada banyak pekerjaan, namun sy kurang begitu paham dengan program ini. bagaimana sy bisa mendapatkan program ini ?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s